В последнее время среди специалистов часто обсуждаются темы: «в российском учете нельзя обойтись без перепроведения документов», а также «почему та или иная западная система не содержит такой замечательной функции?». Приводятся разные аргументы. Вплоть до того, что программисты на Западе все ленивые и не могут сравниться с мастерством местных программистов — не умеют они там сделать нормальную функцию перепроведения, и всё тут. Попробуем разобраться в сути вопроса.

Документы фиксируют в учетной системе информацию о событиях реальной жизни. Выдан товар, поступили деньги на расчетный счет или руководство утвердило бюджет на следующий месяц — все эти события фиксируются документом. Каждый документ позволяет ввести информацию о событии — дата, кому, от кого, что, сумма, кто создал документ и т. п.

Заметим, что документ всегда фиксирует информацию об уже свершившемся событии. Если с товаром, платежами это очевидно, то с бюджетом не очень. Обратите внимание, что документ фиксирует не столько сам бюджет, а событие, что сегодня был принят бюджет с такими-то параметрами на такой-то период. В будущем бюджет может быть изменен, но это будет другое событие.

Для того чтобы эта информация стала действовать (стала актуальной), в любой учетной системе необходимо провести¹ документ. Ближайший аналог этому действию в реальной жизни — поставить подпись и печать на бумажном документе.

При проведении документа в учетных системах создаются различные проводки. Проводки могут менять управленческие данные, данные прогнозов, данные в других системах. Главное, что проводки связаны с проведенным документом, и всегда можно найти, на основании какого документа создана данная проводка.

Проведение радикально меняет статус документа. Если до проведения документ является черновиком, то после проведения он становится действующим (актуальным). На основании проведенного документа сотрудники или другие организации могут выполнять новые действия. Например, после того, как вы отправили поставщику подписанное (проведенное) платежное поручение, тот может начать отгрузку вашего заказа. А после того, как ваш продавец провел заказ, финансовый директор может увидеть, что ожидается поступление денег, и принять решение подписать (провести) платежное поручение поставщику.

Обратите внимание, что принимаемые решения часто выстраиваются в цепочку. Сделан заказ — проведено платежное поручение — поступил товар — товар продан — продажа оплачена и т. д. Обратите также внимание: как правило, решения принимаются не просто так, а на основании проведенных документов.

Теперь вернемся к перепроведению². Перепроведение — это изменение уже проведенного документа и его повторное проведение. Перепроведение предполагает, что все старые проводки так или иначе будут уничтожены и будут созданы новые проводки на основании новой информации в документе. В реальной жизни прямого аналога этому действию нет. Ближайший аналог — порвать старый документ, распечатать и подписать новый с таким же номером.

Для каких целей перепроведение используется в российском учете

В пользу перепроведения приводятся два основных аргумента:
- так проще заниматься серым учетом (вам или вашим контрагентам);
- это повсеместная практика.
Бывает еще и третий аргумент — «так положено по законодательству и ПБУ», который здесь даже не рассматривается ввиду его полной ошибочности.

Рассмотрим аргументы подробнее. Как перепроведение упрощает ведение «серого» учета? Например, выписывается счет-фактура, а впоследствии при изменении курса или в зависимости от способа оплаты изменяется сумма счета-фактуры. Таким образом, можно изменить сумму реализации, НДС, налогооблагаемую базу и т. п. Перепроведение становится необходимым, если счет-фактуру выписывает и подменяет ваш поставщик, а не ваша организация. Главное преимущество перепроведения в подобных случаях — все старые проводки перепроводимого документа автоматически и безвозвратно уничтожаются. Конечно, если цель автоматизации — минимизация налогов, то достоинства перепроведения трудно переоценить³.

Еще одна распространенная практика перепроведения — взаимодействие с сотрудниками. Например, авансовые отчеты и больничные листы. Как правило, приводится аргумент, что сотрудник может забыть принести больничный лист, а зарплату начислять все равно надо. Еще аргумент — сотрудник не отчитался по выданным в подотчет суммам. Приводится следующее соображение, что бухгалтер может ввести авансовый отчет или больничный лист без бумажного документа, а впоследствии, когда документ будет получен, бухгалтер может добавить недостающие параметры и перепровести документ.

В качестве подтверждения необходимости в перепроведении приводится еще один случай — платежи от клиентов. Клиент может прислать платежное поручение по факсу или электронной почте. Этого бывает достаточно для того, чтобы начать отгрузку. Но этого недостаточно, чтобы создать бухгалтерскую проводку. То есть для управленческого учета событие можно и нужно фиксировать, а для бухгалтерского еще нельзя. Через несколько дней приходит выписка из банка, где указаны суммы и расчетные счета. На основании этой информации уже можно создавать бухгалтерскую проводку. Но и этой информации еще недостаточно для того, чтобы однозначно понять, какой заказ был оплачен клиентом. Еще через несколько дней приходят оригиналы платежных поручений. На этом процедура оплаты заканчивается. Перепроведение позволяет последовательно уточнять документ.

Все обоснования, когда используется перепроведение, можно разбить на две группы:
- перепроведение изменяет уже проведенную информацию;
- перепроведение добавляет информацию в уже проведенном документе.
В российских учетных системах в одном документе часто можно встретить оба обоснования для перепроведения.

Минусы перепроведения

Перепроведение, как и любое действие, имеет свои минусы. Причем минусы являются продолжением плюсов.
Перепроведение безвозвратно уничтожает предыдущую информацию. Это полезно для «серого» учета. Но уничтожается не только бухгалтерская информация, уничтожается вся старая информация. Теряется информация о том, кто из сотрудников когда ввел и модифицировал данный документ. Теряется история проведения данного документа. Таким образом, открывается возможность для махинаций и воровства.

Пример. Возможна ситуация, когда сотрудник выписал счет-фактуру на 1000 рублей. Склад по этому документу отгрузил товар на 1000 рублей. А затем сотрудник изменяет документ. После чего «по системе» клиент должен только 100 рублей. Если такая ситуация все же обнаружится, то после всех «разборок» можно будет выяснить только то, что склад отгрузил товара на 1000 рублей, а клиент должен 100. Почему? Склад будет кивать на продавцов, продавцы будут кивать на склад. Выяснить правду при помощи системы, которая поддерживает перепроведение, будет невозможно.

Это самый очевидный, но не единственный минус. При перепроведении будут повторно выполнены новые расчеты. Расчеты будут выполнены в новом окружении. Поэтому изменятся итоги. И бухгалтерские, и управленческие. Причем какие именно, заранее сказать сложно.

1 (назад)В разных системах это действие называется по-разному. Например, в «1С» используется слово «провести». В других системах могут использоваться слова «разнести», «учесть», «зафиксировать» и даже «запостировать».
2 (назад)  Есть еще проблема проведения задним числом — это когда новый документ проводится не текущим числом, а прошлой датой.
3 (назад) Именно это свойство привлекает многих в российских бухгалтерских системах.

стр. 2>>